Le bilan comptable est une photographie des ressources et des obligations de l’entreprise à un instant T. Il est essentiel pour évaluer la santé financière de l’entreprise ainsi que sa solvabilité. Il permet aussi d’évaluer sa capacité à générer des flux de trésorerie futurs. Que vous décidiez de le réaliser vous-même ou de déléguer cette tâche à un expert-comptable, il est indispensable de savoir comment bien préparer un bilan comptable ! On vous explique tout étape par étape.
Définition du bilan comptable
Le bilan comptable est un document financier essentiel. Il résume la situation financière d’une entreprise à un moment donné, généralement à la fin de l’exercice comptable. Il présente les actifs, les passifs et les capitaux propres de la société. Ensuite, il est structuré de manière à montrer clairement ce que l’organisation possède et ce qu’elle doit.
Voici les composantes principales d’un bilan comptable :
- Actifs : les actifs représentent les ressources contrôlées par l’entreprise qui sont censées apporter des bénéfices économiques futurs. Elles sont généralement classés en actifs courants (comme l’argent en caisse, les stocks et les comptes clients, tous prévus pour être convertis en liquidités ou utilisés dans l’année) et actifs non courants (comme les bâtiments, les machines, et les brevets, qui sont utilisés sur une période plus longue).
- Passifs : les passifs sont des obligations financières ou des dettes que l’entreprise doit rembourser à des tiers. Comme pour les actifs, les passifs peuvent être classés en passifs courants (comptes fournisseurs, salaires à payer, prêts à court terme). Mais aussi en passifs non courants (dettes à long terme, prêts hypothécaires, obligations à long terme).
- Capitaux propres : également appelés fonds propres ou patrimoine net, les capitaux propres représentent la part de l’entreprise qui appartient aux actionnaires ou propriétaires après déduction de toutes les dettes. Cette partie inclut le capital social, les bénéfices non distribués et les réserves.
À quoi sert le bilan en comptabilité ?
Le but principal du bilan comptable est de déterminer la situation financière d’une entreprise à la clôture de l’exercice comptable (généralement annuel), puisque ce document montre ce qu’elle possède et ce qu’elle doit à ce moment précis. Le bilan offre une vision claire de tous les actifs et passifs.
Créer un bilan comptable pour une entreprise permet :
- D’évaluer des risques et des opportunités : en comparant les actifs à court terme aux passifs à court terme, il est possible de juger si l’entreprise dispose des fonds nécessaires pour régler ses dettes immédiates (comme les salaires et les loyers) ou si elle a besoin d’un financement additionnel.
- De faciliter l’accès au financement : les bilans comptables sont souvent utilisés par les prêteurs et investisseurs pour évaluer la capacité d’une entreprise à rembourser ses dettes et à gérer efficacement ses actifs.
- De prouver sa viabilité à long terme : l’analyse des bilans et des ratios financiers permet d’évaluer la rentabilité, la productivité et la liquidité de l’entreprise, mais aussi de comparer ses performances avec celles des concurrents.
- D’analyser sa capacité de financement : cette analyse réitère l’importance d’évaluer les actifs et passifs à court terme pour déterminer la capacité de l’entreprise à couvrir ses engagements financiers immédiats.
Préparer son bilan comptable : 4 tâches à réaliser en amont
1. Actualiser les écritures dans le journal général
Le journal général est le registre primaire où toutes les transactions quotidiennes de l’entreprise sont enregistrées chronologiquement. Selon leurs pratiques comptables, certaines entreprises peuvent également utiliser des journaux spécialisés, comme un journal des ventes, un journal des encaissements ou un journal des achats.
Ainsi, avant de compiler les principaux états financiers (y compris le bilan), il est essentiel d’actualiser les comptes à la fin de chaque période comptable pour inclure des opérations non encore enregistrées. Prenons l’exemple d’une livraison de biens valorisée à 5 000 € effectuée le dernier jour du mois. Si le paiement pour ces biens n’est reçu qu’après la clôture de la période, l’écriture correspondante doit être ajustée dans le journal général.
2. Transférer les transactions dans le grand livre
Après avoir enregistré et actualisé les transactions dans le journal général, celles-ci sont transférées dans les comptes appropriés comme ventes, achats, comptes clients, stocks et trésorerie. Ce processus est appelé comptabilisation.
Tandis que le journal général enregistre les transactions au quotidien, les grands livres les organisent par compte. À la conclusion de la période comptable, les différents comptes sont compilés dans le grand livre général, qui sert de base pour l’élaboration du bilan comptable et des états financiers.
3. Établir la balance de vérification finale
La prochaine étape consiste à préparer une balance de vérification finale. Ce document récapitule les soldes de tous les comptes du grand livre. Il simplifie ainsi la vérification des totaux et l’identification des éventuelles anomalies comptables.
La balance de vérification doit montrer que la somme totale des débits est équivalente à celle des crédits. Si les totaux ne correspondent pas, cela peut indiquer des erreurs comme des omissions de transactions ou des erreurs de saisie. Une révision approfondie est alors nécessaire.
4. Préparer le compte de résultat
Avant de dresser le bilan comptable, il est essentiel de préparer un compte de résultat pour calculer le revenu net, qui correspond au bénéfice ou à la perte nette de votre entreprise. Ce montant figure à la ligne finale du compte de résultat. Après le calcul, le revenu net est incorporé dans les comptes de bénéfices non distribués, qui font partie de la section des capitaux propres du bilan.
Pour élaborer le compte de résultat, commencez par extraire les revenus et les dépenses de la balance de vérification et classez-les pour obtenir une vue claire des performances financières.
Comment faire son bilan comptable en 6 étapes ?
1. Fixer une date de clôture pour le bilan comptable
Un bilan comptable reflète donc la situation financière à un moment précis, et non sur une période. Habituellement, le bilan est établi à la fin de l’exercice fiscal. Il est souvent établi le dernier jour de mars ou de décembre, mais il peut également être préparé trimestriellement ou semestriellement. L’en-tête du bilan devrait indiquer une date spécifique, comme « au 31 décembre 2024 ».
2. Collecter les comptes pour le bilan comptable
Examinez le grand livre et la balance de vérification pour identifier les comptes permanents (par exemple, liquidités, actifs fixes) dont les soldes sont reportés à la période suivante. Seuls ces comptes sont inclus dans le bilan. Notez leurs soldes pour une utilisation ultérieure.
3. Calculer le total des actifs
Identifiez et listez les comptes d’actifs (liquidités, stocks, etc.) à partir de votre balance de vérification. Classez-les en actifs courants (convertibles en liquidités dans l’année) et actifs non courants (utilisés sur le long terme). Ensuite, additionnez les valeurs de chaque catégorie pour obtenir le total des actifs.
4. Calculer le total des passifs
Déterminez quels comptes représentent vos obligations (comme les comptes créditeurs et les emprunts) et notez-les comme vos passifs. Ces derniers peuvent être divisés en passifs courants (à régler dans l’année) et passifs non courants (à long terme). Faites la somme de ces valeurs pour obtenir le total des passifs.
5. Classer les actifs et les passifs
Organisez les actifs par ordre de liquidité et les passifs par leur échéance dans un ordre pertinent. Les actifs facilement convertibles en liquidités sont listés en premier, suivis par les actifs plus permanents. De même, les obligations à court terme sont listées avant celles à long terme.
6. Calculer les capitaux propres
Les capitaux propres reflètent la valeur nette de l’entreprise et comprennent les investissements des propriétaires, ainsi que les gains ou pertes accumulés. On retrouve donc :
- Actions ordinaires et actions privilégiées : ces termes se réfèrent aux différents types d’actions émises par une entreprise. Les détenteurs d’actions ordinaires ont généralement un droit de vote dans les décisions d’entreprise. En cas de liquidation, ils ne reçoivent un remboursement qu’après le paiement complet aux détenteurs d’actions privilégiées.
- Actions propres : ce sont des actions que l’entreprise a rachetées sur le marché. Il s’agit d’une pratique est souvent utilisée pour prévenir ou décourager les tentatives de prise de contrôle hostile, en réduisant le nombre d’actions disponibles pour le public.
- Bénéfices non distribués : ils correspondent aux profits qui n’ont pas été distribués aux actionnaires sous forme de dividendes mais sont réinvestis dans l’entreprise. Le calcul de ces bénéfices prend en compte le revenu net de l’entreprise. On y ajoute les bénéfices non distribués accumulés des périodes précédentes, moins les dividendes éventuellement versés pendant la période.
Additionnez ces valeurs pour obtenir le total des capitaux propres. Ensuite, combinez ce total avec celui des passifs pour obtenir le total des passifs et des capitaux propres.
Comment produire un bilan fonctionnel et financier d’après ce document comptable ?
Création d’un bilan fonctionnel
Le bilan fonctionnel réarrange les éléments du bilan comptable en fonction de leur rôle dans les activités de l’entreprise, comme l’investissement, le financement, l’exploitation et les opérations hors exploitation. Dans ce bilan, les actifs sont désignés sous le terme « emplois », tandis que les passifs sont appelés « ressources ». Cette réorganisation aide à comprendre comment les ressources sont utilisées dans l’entreprise. Il est crucial de procéder méticuleusement à cette analyse pour éviter les erreurs dans la classification des données.
Création d’un bilan financier
Le bilan financier, bien qu’il reprenne les mêmes postes que le bilan comptable, réorganise les actifs selon leur liquidité et les passifs selon leur maturité. Ce type de bilan est utilisé pour évaluer la capacité de l’entreprise à couvrir ses obligations financières à court et à long terme. Il offre ainsi une perspective précise de sa solvabilité. Ce bilan est particulièrement utile pour les analyses rapides. Il peut être facilement préparé à partir des données du bilan comptable.
Grâce à l’interface administrateur de LMB, vous pouvez facilement exporter votre comptabilité. Il suffit de télécharger vos journaux des ventes, achats, caisse, banque et opérations diverses. Les extractions peuvent être effectuées dans le format compatible avec votre logiciel de comptabilité (Sage, Cegid, Quadra, Ciel, Cador, IsaCompta, EBP, etc.). Finies les adaptations manuelles des formats : notre logiciel s’en charge pour vous ! De plus, le module de prélèvements bancaires vous permet de générer automatiquement vos fichiers d’exportation.
