La facturation électronique, ou e-invoicing, est bien plus qu’un simple document dématérialisé. C’est une révolution numérique qui transforme les entreprises, simplifie les processus et libère la valeur cachée dans les piles de papier. Face aux défis de la facturation traditionnelle, tels que les erreurs de saisie, le retard de paiement et la gestion laborieuse des documents, la facture électronique offre une solution efficace et conforme. D’autant qu’à partir de 2026, la réforme sur la facturation électronique rend le processus obligatoire.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture dématérialisée, généralement au format XML ou PDF, émise et reçue par voie électronique. Elle remplace la facture papier traditionnelle et offre de nombreux avantages en termes d’efficacité, de précision et de conformité.
Avantages de la facture électronique
L’émission de factures électroniques permet un encaissement plus rapide, une saisie automatique des données et une réduction significative du papier. Elle facilite également l’archivage et la recherche des documents, tout en étant conforme aux réglementations fiscales.
Comment mettre en place la facture électronique dans votre entreprise ?
La transition vers la facturation électronique peut sembler complexe, mais avec le bon partenaire et la bonne solution technique, elle peut être réalisée en douceur. Avec une solution comme le module Chorus Pro, vous pouvez envoyer vos factures depuis notre logiciel ERP (LMB) vers la plateforme gouvernementale.
Les étapes pour dématérialiser vos factures
La première étape consiste à choisir un format standard pour vos factures électroniques. Ensuite, vous devez sélectionner un fournisseur de services capable de convertir vos factures au format choisi. Enfin, vous devez intégrer cette solution à votre système ERP existant.
Les solutions techniques disponibles pour la facturation électronique
Il existe plusieurs solutions sur le marché pour gérer vos factures électroniques. Certaines sont basées sur le web, d’autres sont intégrées à votre système ERP. Les solutions les plus avancées offrent des fonctionnalités d’automatisation, de gestion des exceptions et de reporting.
La réglementation et les obligations liées à la facture électronique
La facturation électronique est encadrée par un ensemble de lois et de règlements qui visent à garantir sa validité et sa conformité. En France, par exemple, l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 a instauré une obligation progressive de généralisation de la facturation électronique pour les entreprises. Depuis le 1er janvier 2022, toutes les entreprises françaises qui fournissent des biens ou des services aux entités publiques (administrations, collectivités locales, etc.) doivent envoyer leurs factures sous forme électronique à leurs clients publics via le portail Chorus Pro. Les entreprises qui ne respectent pas ces exigences peuvent être soumises à des sanctions financières.
Dans le cadre du projet de loi de finances pour 2024, l’amendement n°I-5395 déposé le 17 octobre 2023 par le gouvernement reporte la généralisation de la facture électronique entre entreprises, qui s’appliquera progressivement à compter du 1er septembre 2026.
Les obligations fiscales et administratives à respecter
Les entreprises doivent s’assurer que leurs factures électroniques sont conformes aux exigences de l’administration fiscale. Elles doivent notamment être en mesure de prouver l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures.
Le calendrier de généralisation de la facturation électronique
Le gouvernement a annoncé le report de l’obligation d’émettre des factures électroniques entre entreprises.
Initialement, cette obligation devait être mise en place en 2024, mais elle a été repoussée au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, et au 1er septembre 2027 pour les PME et les microentreprises.
Une phase pilote est prévue de janvier à juin 2024 afin de tester le dispositif dans des conditions réelles.
Voici un résumé des nouvelles dates d’obligation :
- Grandes entreprises et ETI : 1er septembre 2026
- PME et microentreprises : 1er septembre 2027
Cette décision a été prise afin de laisser aux entreprises le temps de se préparer au changement.
Voici les raisons principales de ce report :
- La nécessité de garantir une transition fluide pour les entreprises
- Le besoin de donner aux entreprises le temps de s’équiper des outils et des compétences nécessaires
- La volonté d’assurer une mise en œuvre efficace du dispositif
Le gouvernement a également annoncé qu’une phase pilote serait organisée de janvier à juin 2024.
Cette phase pilote permettra aux entreprises de tester le dispositif dans des conditions réelles et d’identifier les éventuels problèmes ou difficultés.
Les bonnes pratiques pour une facturation électronique efficace
Une fois que vous avez mis en place la facturation électronique dans votre entreprise, il est essentiel de suivre certaines bonnes pratiques pour maximiser ses avantages. Par exemple, il est recommandé de mettre en place un processus de gestion des exceptions pour traiter rapidement les erreurs ou les problèmes qui peuvent survenir. De plus, l’utilisation d’outils de reporting peut vous aider à suivre les performances de votre processus de facturation et à l’optimiser en continu.
Les formats de facturation électronique recommandés
Il existe plusieurs formats standard pour les factures électroniques, tels que UBL et CII. Le choix du format dépend de vos besoins spécifiques et de ceux de vos clients.
Les délais et obligations de conservation des factures
Toute entreprise ou particulier doit conserver les factures pendant une durée minimale fixée par la loi. Cette durée est de :
- 5 ans pour les entreprises et les particuliers, pour les factures attestant d’un paiement, telles que les factures d’achats, de travaux, etc.
- 2 ans pour les entreprises et les particuliers, pour les factures relatives à un contrat, telles que les contrats de location, d’assurance, etc.
En cas de litige, le délai de conservation des factures peut être prolongé jusqu’à la fin du litige.
Conseils pour conserver les factures
- Conservez les factures dans un endroit sûr, à l’abri de l’humidité et de la lumière.
- Faites des copies des factures importantes.
- Numérisez les factures pour faciliter leur conservation et leur consultation.
Jusqu’à présent, les entreprises étaient dans l’obligation de conserver les factures dans leur forme d’origine. En d’autres termes, si les factures étaient émises ou reçues sur papier, l’entreprise se devait de les conserver sur ce même support. Il en était de même pour les factures au format informatique, leur conservation devait s’effectuer sous le support d’origine.
Le travail d’archivage étant suffisamment complexe et chronophage, ces règles de conservation selon le format d’origine ne facilitaient pas la tâche des entreprises. Il était alors nécessaire de renouveler les règles d’archivage afin qu’elles soient en adéquation avec les méthodes de travail actuelles, de plus en plus digitalisées.
Les outils et plateformes pour faciliter la gestion des factures électroniques
Il existe de nombreuses solutions sur le marché qui peuvent vous aider à gérer vos factures électroniques comme LM ERP et ses nombreux connecteurs. Ces outils offrent des fonctionnalités telles que l’automatisation, la gestion des exceptions, le reporting et l’intégration avec d’autres systèmes.
En somme, la facturation électronique est une opportunité pour les entreprises de toutes tailles. Elle offre non seulement des gains d’efficacité et de conformité, mais aussi une chance d’améliorer la relation client-fournisseur. Alors, êtes-vous prêt à franchir le pas ? Quelles modifications va entraîner cette loi dans votre entreprise ? Quels sont les outils appropriés pour vous accompagner dans cette démarche ?
L’une des solutions privilégiées par les petites et moyennes entreprises est l’intégration de ces documents dans un ERP. Ce type de logiciel de gestion permet en effet de numériser et stocker ses fichiers de manière durable et sécurisée.
La Facturation avec LMB & Chorus Pro
La connexion de notre ERP avec Chorus Pro permet aux entreprises de dématérialiser leurs factures, quel que soit leur secteur d’activité (sauf le secteur des travaux). Cette solution automatise la transmission des factures entre l’ERP et Chorus Pro, ce qui simplifie les processus et améliore l’efficacité.
Cette solution s’adresse à toute entreprise qui souhaite dématérialiser ses factures. Elle est particulièrement adaptée aux entreprises qui utilisent LMB et qui souhaitent simplifier leurs processus de facturation.
Liste des caractéristiques, usages et bénéfices
Les avantages de la connexion de notre solution ERP LM ERP avec Chorus Pro sont nombreux :
- Simplicité des processus : la transmission des factures est automatisée, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps et de réduire les erreurs.
- Amélioration de l’efficacité : la connexion LMB LM ERP avec Chorus Pro permet aux entreprises de suivre plus facilement l’état de leurs factures et de réduire les délais de paiement.
Réduction des coûts : la dématérialisation permet aux entreprises de réduire leurs coûts de stockage et de temps passé sur la gestion des factures.
Fonctionnement
La connexion LMB avec Chorus Pro s’effectue en quelques étapes simples :
- L’entreprise s’inscrit sur le portail Chorus Pro.
- Elle configure la connexion entre LMB et Chorus Pro.
- Elle transmet ses factures depuis LMB vers Chorus Pro.
