Quelles sont les normes légales à respecter pour l’utilisation d’une caisse tactile ?

Depuis 2018, les commerçants assujettis à la TVA et qui utilisent une caisse enregistreuse doivent se conformer à la loi des finances 2015-1785 du 29 décembre 2015. Cette loi impose plusieurs obligations, dont les principales concernent le logiciel de caisse.

Certification du logiciel de caisse

Le logiciel de caisse doit être certifié conforme aux exigences du Code des Impôts. Deux options sont possibles :

• Certification NF 525 : délivrée par l’AFNOR (Association Française de Normalisation), c’est la certification la plus connue et la plus répandue. Elle garantit que le logiciel répond à un certain nombre de critères, comme l’inaltérabilité des données, la sécurisation des transactions et la production de journaux électroniques.
• Auto-certification : les éditeurs de logiciels peuvent choisir d’auto-certifier leur logiciel, à condition de respecter les mêmes exigences que la norme NF 525. Ils doivent alors établir un dossier de conformité et le soumettre à l’administration fiscale.

Fonctionnalités du logiciel de caisse

Le logiciel de caisse doit disposer de certaines fonctionnalités, comme :

• La sécurisation des transactions : le logiciel doit protéger les données des ventes et des clients contre les intrusions et les modifications frauduleuses.
• La traçabilité des transactions : le logiciel doit permettre de suivre l’historique des ventes et de produire des journaux électroniques infalsifiables.
• La génération de tickets de caisse conformes : les tickets de caisse doivent comporter certaines mentions obligatoires, comme le numéro de TVA du commerçant, le nom du produit ou du service vendu, le prix HT et TTC, etc…

Conservation des données

Les données de vente et les journaux électroniques doivent être conservés pendant une durée de 10 ans à compter de la date de la transaction.

Contrôles par l’administration fiscale

L’administration fiscale peut contrôler le respect de ces obligations à tout moment. En cas de non-conformité, des sanctions peuvent être appliquées, comme une amende pouvant aller jusqu’à 7 500 €.

Qui est concerné par ces obligations ? 

L’obligation de se conformer aux normes légales pour les caisses tactiles concerne tous les professionnels assujettis à la TVA qui utilisent une caisse enregistreuse pour enregistrer leurs ventes.

Cela inclut notamment :

• Les commerçants de détail, comme les magasins de vêtements, les boutiques alimentaires, les librairies, etc.
• Les prestataires de services, comme les coiffeurs, les restaurants, les hôtels, les artisans, etc.
• Les professions libérales, comme les médecins, les avocats, les notaires, etc.

Sont exclus de cette obligation les professionnels qui ne réalisent pas de ventes directes au public. Par exemple, les fabricants, les grossistes et les prestataires de services BtoB ne sont pas concernés.

Il est important de noter que même si un professionnel est exonéré de TVA, il peut tout de même être tenu de respecter les normes légales pour les caisses tactiles. En effet, l’exonération de TVA ne dispense pas du respect des obligations fiscales générales.

En cas de doute, il est toujours préférable de se rapprocher d’un expert-comptable ou de l’administration fiscale pour savoir si votre activité est concernée par ces obligations.

Voici quelques exemples concrets de professionnels concernés par les obligations liées aux caisses tactiles :

• Un boulanger qui vend du pain et des pâtisseries à ses clients.
• Un restaurant qui sert des repas à ses clients.
• Un coiffeur qui réalise des coupes de cheveux et des brushing à ses clients.
• Un artisan plombier qui réalise des dépannages et des installations chez ses clients.
• Un médecin qui consulte ses patients dans son cabinet.
• Un avocat qui conseille ses clients dans son cabinet.

Par contre, les professionnels suivants ne sont pas concernés :

• Un fabricant de meubles qui vend ses produits à des grossistes, mais pas directement au public.
• Un grossiste qui vend des produits alimentaires à des magasins de détail, mais pas directement au public.
• Une société de conseil qui fournit des prestations de services à d’autres entreprises, mais pas aux particuliers.

La rigueur légale autour des caisses tactiles pour les commerçants assujettis à la TVA

L’utilisation d’une caisse tactile par les commerçants assujettis à la TVA est strictement encadrée par la loi des finances de 2015. Cette réglementation impose des exigences rigoureuses en matière de certification et de fonctionnalité des logiciels de caisse, visant à garantir l’inaltérabilité et la sécurisation des transactions, ainsi que la traçabilité et la conformité des tickets de caisse. Les données doivent être conservées pendant 10 ans, et des contrôles fiscaux peuvent être effectués à tout moment, avec des sanctions sévères en cas de non-conformité. Tous les professionnels concernés, qu’ils soient commerçants, prestataires de services ou professions libérales, doivent veiller à respecter ces obligations pour assurer la transparence et la légalité de leurs opérations commerciales.