Qu’est-ce qu’un fichier des écritures comptables ?

Un fichier des écritures comptables est un registre où sont enregistrées toutes les transactions financières effectuées par une entreprise. Le fichier des écritures comptables contient des informations telles que les dates des transactions financières, les montants, les comptes débités et crédités, et les descriptions des transactions. Les écritures comptables comprises dans le fichier servent à préserver une trace des finances de l’entreprise, ainsi qu’à réaliser des états financiers comme les bilans et les comptes de résultat par exemple.

Que contient-il exactement ?

Un fichier des écritures comptables comprend des informations telles que :

• La date de l’opération,
• Le numéro du compte débité ou crédité,
• La référence de l’opération
• Le libellé qui décrit l’opération,
• Le montant de l’opération en question,
• Le sens de l’opération (s’il s’agit d’un débit ou d’un crédit),
• Le solde du compte après l’opération,
• Le journal ou la catégorie comptable de l’opération,
• Le numéro de pièce justificative,
• Le nom du tiers impliqué dans l’opération,
• Les éventuelles taxes et remises de l’opération.

Comment rédiger un fichier des écritures comptables ?

Créer un système de comptabilité en partie double

La rédaction d’un fichier des écritures comptables passe par la création d’un système de comptabilité en partie double, c’est-à-dire que chaque transaction doit être enregistrée simultanément au sein de deux comptes différents : un compte de débit et un autre de crédit.

Enregistrer les transactions financières de l’entreprise

L’étape suivante consiste à enregistrer toutes les transactions financières de l’entreprise : cela inclut les ventes, les achats, les salaires, les dépenses, les impôts…

S’assurer de l’enregistrement des transactions

Lorsque les transactions financières de l’entreprise sont toutes enregistrées, la personne qui s’est chargée de cet enregistrement doit s’assurer que chaque transaction soit enregistrée dans le compte approprié et dans le bon sens, c’est-à-dire que le compte de débit et le compte de crédit se doivent d’être en adéquation.

Vérifier les soldes de chaque compte

Les soldes de tous les comptes doivent ensuite être vérifiés : il faut qu’ils correspondent en tout point aux états financiers de l’entreprise.

Conserver des copies de chaque transaction

En enregistrant des copies de toutes les transactions effectuées, l’entreprise s’assure de pouvoir effectuer des vérifications ultérieures afin de prouver, si besoin, la conformité de chaque transaction.

Qui s’occupe d’entretenir ce fichier ?

En général, le fichier des écritures comptables est entretenu par le service comptabilité d’une entreprise. L’entretien du fichier des écritures comptables peut être effectué par un comptable, un expert-comptable ou un employé de comptabilité désigné. À noter qu’avec le développement des technologies, de plus en plus d’entreprises font désormais appel à des logiciels de comptabilité automatisé afin de réaliser leur fichier des écritures comptables.

Les avantages de maintenir un fichier des écritures comptables

Facilité de suivi

Les écritures comptables qui sont enregistrées convenablement au sein du fichier assure une facilité dans la consultation et la recherche pour un suivi financier efficace.

Précision

Maintenir précisément et régulièrement un fichier des écritures comptables lui confère une grande précision et une facilité de vérification.

Transparence

Lorsqu’un fichier des écritures comptables est fiable, celui-ci assure une meilleure compréhension de la situation financière de l’entreprise et ainsi une potentielle meilleure prise de décision.

Conformité légale

Bien évidemment, la tenue d’un fichier des écritures comptables demeure obligatoire pour une majorité d’entreprises et permet ainsi de se conformer aux exigences légales et surtout fiscales.

Simplicité de vérification

La bonne tenue d’un fichier des écritures comptables permet de simplifier les vérifications internes mais également externes, surtout concernant les commissaires aux comptes et les autorités fiscales.

Présente-t-il des dangers ?

Il y a en effet plusieurs dangers liés aux fichiers des écritures comptables, notamment en matière de sécurité comme la fuite de données ou la corruption de fichiers. Ces fichiers peuvent également être ciblés par des cyberattaques visant à subtiliser des informations financières sensibles. De plus, les fichiers des écritures comptables peuvent également être sujets à des erreurs humaines : cela peut entraîner des erreurs comptables donc des difficultés potentielles pour les entreprises. C’est pour cela qu’il est important de veiller régulièrement au bon entretien des fichiers des écritures comptables afin de s’assurer de leur sécurité.

Quel coût pour entretenir ces fichiers ?

Le coût d’entretien des fichiers des écritures comptables dépendra de nombreux facteurs. En effet, plusieurs éléments peuvent influer sur le coût total d’entretien, notamment la taille de l’entreprise, la complexité de l’entreprise ainsi que la méthode utilisée pour entretenir ces fichiers des écritures comptables.

Si l’entreprise utilise par exemple un logiciel de comptabilité, le coût augmentera nécessairement d’une part car ces logiciels sont généralement payants et d’autre part car ils nécessitent des frais de maintenance. Il peut également y avoir des frais de formation pour les employés qui travaillent avec un logiciel de ce genre.

Si l’entreprise fait directement appel à un cabinet comptable, il y aura des coûts liés aux honoraires des professionnels du cabinet.

Enfin, il peut également y avoir des frais de conformité réglementaire et d’audit.