Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture qui est envoyée et reçue électroniquement et non imprimée et envoyée par courrier postal. Les factures électroniques sont conçues principalement à l’aide de logiciels de facturation et peuvent être envoyées par courrier électronique ou par un système de gestion de factures en ligne. Les factures électroniques sont majoritairement plus écologiques et plus pratiques que les factures imprimées car celles-ci n’utilisent pas de papier et peuvent être facilement archivées et consultées.
Les premières factures électroniques
Les premières factures électroniques sont utilisées au cours des années 1980 et 1990, lorsque les ordinateurs et les technologies de l’information commencent à se développer dans plusieurs entreprises. Cependant, il faudra attendre les années 2000 pour constater une utilisation plus généralisée des factures électroniques, avec l’essor d’Internet et des technologies de l’information.
Les avantages des factures électroniques
Les factures électroniques confèrent de multiples avantages notamment :
- La réduction des coûts liés à l’impression et à la distribution de factures papier,
- La facilité de stockage et de consultation des factures électroniques,
- La réduction des erreurs de saisie et de traitement des factures,
- La possibilité de traiter les factures plus rapidement et de manière automatisée,
- La conformité accrue face aux exigences réglementaires en matière de facturation et de comptabilité,
- La réduction des risques de perte ou de vol des factures papier.
Les inconvénients des factures électroniques
En revanche, les factures électroniques peuvent également comporter des inconvénients tels que :
- La nécessité d’une infrastructure informatique pour stocker et gérer les factures électroniques,
- La nécessité pour les entreprises d’effectuer des mises à jour de leurs systèmes afin de prendre en charge les factures électroniques,
- Les frais supplémentaires associés à l’élaboration d’un système de facturation électronique,
- La nécessité des entreprises de s’assurer que les clients puissent accéder aux factures électroniques,
- La dépendance à la technologie,
- Les risques liés aux pannes et aux cyberattaques,
- La non-conformité aux réglementations relatives à la sécurité et à la confidentialité des données.
Les étapes d’émission d’une facture électronique
Préparation
Afin d’émettre une facture électronique, il faut premièrement préparer les informations nécessaires, c’est-à-dire les détails concernant l’acheteur, le vendeur, le(s) produit(s) ou service(s) vendu(s), le prix, les taxes…
Création
La facture est ensuite générée en entrant les informations précédemment collectées sur un logiciel de facturation électronique.
Vérification
Une fois les informations rentrées dans le logiciel, une étape de vérification est conseillée afin de repérer les éventuelles incohérences et de s’assurer que la facture est bien complète.
Envoi
La facture électronique peut ensuite être émise au destinataire via un système de transmission électronique sécurisé.
Archivage
Enfin, il est essentiel de conserver une copie de la facture électronique émise conformément aux exigences légales.
Les exigences à respecter
En France, la facture électronique est obligatoire concernant l’ensemble des échanges commerciaux depuis le 1er janvier 2022. Toutefois, les entreprises auront la possibilité d’émettre des factures papier jusqu’au 1er janvier 2024 mais uniquement pour leurs clients particuliers.
À compter de cette date, toutes les entreprises devront se conformer à utiliser des factures électroniques pour toutes les transactions commerciales avec leurs clients particuliers. En cas de non respect de ces exigences, les entreprises pourront être soumises à certaines sanctions administratives.