Qu’est-ce qu’une facture ?
La facture correspond au document établi par l’entreprise à la suite d’une opération commerciale. Elle permet de prouver l’exécution d’un contrat et de demander son paiement. La facture permet de matérialiser la transaction financière effectuée. C’est l’un des éléments qui permet de calculer les droits de TVA (collectée et déduction). Par ailleurs, la facture doit être rédigée en 2 exemplaires, une à destination de l’acheteur et une qui est gardée par le vendeur.
L’édition d’une facture est-elle obligatoire ?
La réalisation d’une facture est obligatoire dans le cadre d’une vente BtoB donc de professionnel à professionnel. Un particulier peut demander une facture, mais cela n’est pas une obligation légale sauf dans certains cas :
- lorsque le client le demande expressément
- lors de ventes à distance
- lors de livraisons intracommunautaires exonérées de TVA
Les différents types de factures ?
Il existe divers types de facture, dont chacune est utilisée à des fins précises :
- La facture proforma ; cette facture provisoire est sollicitée par le client pour qu’il puisse se faire une idée sur les coûts à venir. Elle n’a aucune valeur juridique ou comptable mais est indispensable dans le cas où le client veut contracter un prêt pour effectuer son achat.
- La facture d’acompte ; cette facture est utilisée pour le paiement des acomptes versé avant le début de la réalisation du contrat.
- La facture de situation (ou d’avancement) ; cette facture est un intermédiaire que le prestataire ou le vendeur édite au fur et à mesure de l’avancée du projet.
- La facture de clôture (ou définitive) ; cette facture est délivrée lors de la réception du bien ou suite à la réalisation des services, elle permet de prouver l’achat ou la vente de biens et de services. Ce document est à la fois juridique, commercial, comptable et fiscal.
- La facture d’avoir ; cette facture permet de modifier ou d’annuler une facture émise suite par exemple à une erreur, un remboursement ou l’annulation d’une prestation.
Quels sont les éléments obligatoires sur une facture ?
- La mention “Facture” et le numéro de la facture
- La date d’émission de la facture
- L’identité et les coordonnées/adresses des deux parties (numéro de TVA, numéro SIREN et forme juridique)
- La description des produits et des services
- La quantité des produits ou des services
- Les tarifs HT et les taux de TVA
- Le montant total HT et TTC
- Les conditions de paiement (délais de règlement, montant de l’acompte éventuel)
- Les pénalités applicables en cas de retard de paiement (taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 EUR) si BtoB.
Les mentions légales complémentaires
Selon la structure juridique de l’entreprise, certaines mentions légales complémentaires sont obligatoires.
- Le capital social pour les sociétés
- Le numéro RCS + le nom de la ville du greffe d’immatriculation pour les commerçants
- Le numéro au répertoire des métiers (Siren + RM + numéro du département d’immatriculation) pour les artisans
- L’assurance de responsabilité civile et assurance décennale si l’entreprise en dispose d’un ainsi que les coordonnées et la zone couverte.