Qu’est-ce que l’état de rapprochement bancaire ?

L’état de rapprochement bancaire est un processus qui permet de vérifier si les soldes d’un compte bancaire enregistrés dans les livres comptables d’une entreprise correspondent aux soldes affichés sur les relevés bancaires. Cela permet ainsi de s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs ou de divergences entre les deux enregistrements.

Le rapprochement bancaire est un élément majeur de la gestion financière d’une entreprise car celui-ci permet de détecter les éventuelles erreurs ou fraudes. Il s’effectue généralement très régulièrement, de chaque mois à chaque trimestre.

Effectuer un état de rapprochement bancaire

L’état de rapprochement bancaire s’effectue en comparant les opérations enregistrées dans les livres comptables, comme par exemple les relevés bancaires, les états de compte, les relevés de cartes de crédit et les chèques non encaissés… Il faut impérativement s’assurer que l’ensemble des documents sont à jour et qu’ils couvrent la période souhaitée.

Préparation

Il faut rassembler premièrement les documents nécessaires (relevés bancaires, états de compte, relevés de cartes de crédit, chèques non encaissés…) et s’assurer de la conformité de ceux-ci (documents à jour, période couverte…).

Vérification des transactions

Une fois les documents préparés, ils sont vérifiés. Pour cela, les transactions enregistrées dans les livres comptables sont comparées avec celles qui figurent sur les relevés bancaires. Toutes les opérations présentes dans les livres comptables doivent figurer sur les relevés bancaires.

Identification des erreurs

Si des divergences sont constatées, il convient de s’informer sur la cause des erreurs. Il se peut que certaines saisies d’écritures soient erronées, que des chèques ne soient pas encaissés ou que certains retraits ne soient pas enregistrés.

Correction des erreurs

Une fois que les erreurs sont identifiées, des procédures de correction s’imposent. À noter qu’il est fortement recommandé de conserver une trace des corrections effectuées en cas de vérification ultérieure.

Solde final

La dernière étape concerne le calcul du solde final du compte bancaire. Ce calcul se réalise en comparant le solde enregistré dans les livres comptables avec celui indiqué sur le relevé bancaire. Si les deux soldes concordent, alors le rapprochement bancaire est réalisé avec succès.

Les outils utilisés pour réaliser l’état de rapprochement bancaire

Les feuilles de calcul

Les feuilles de calcul, telles que Microsoft Excel, peuvent être utilisées dans l’organisation des données bancaires et réaliser des calculs manuellement. Il s’agit cependant d’une méthode fastidieuse, susceptible de comporter des erreurs humaines.

Les logiciels de comptabilité

Les logiciels de comptabilité, tels que QuickBooks ou Sage, ont la capacité d’automatiser le processus de rapprochement bancaire. Ils offrent des capacités permettant la saisie des transactions bancaires, le classement ainsi que le regroupement des transactions en catégories appropriées. Et surtout, ils génèrent des états de rapprochement bancaire de manière automatique.

Les connecteurs bancaires

Les connecteurs bancaires sont utilisés par certaines entreprises afin de générer automatiquement des états de rapprochement bancaire. Les connecteurs bancaires offrent la possibilité de synchroniser les données bancaires en temps réel avec leur système comptable.

Les outils de Business Intelligence (BI)

Des outils de Business Intelligence (BI) tels que Tableau et Power BI assurent le regroupement des données de sources diverses afin de créer des tableaux de bord et des visualisations pour aider les utilisateurs à comprendre les données et identifier les anomalies potentielles.

Quels sont les risques d’un mauvais état de rapprochement bancaire ?

Les erreurs de calcul

Lorsque les soldes de compte bancaire ne correspondent pas aux enregistrements de la comptabilité de l’entreprise, il y a un risque d’entraîner des erreurs de calcul au sein des états financiers et des déclarations fiscales.

Les retards de paiement

Si les erreurs de rapprochement ne sont pas détectées, des retards de paiement vers les fournisseurs et les employés peuvent survenir.

La fraude

Un mauvais état de rapprochement bancaire pourrait malencontreusement masquer certaines activités frauduleuses telles que les détournements de fonds ou les transactions fictives.

Gestion inappropriée des finances

Si les états financiers sont incorrects, les dirigeants de l’entreprise rencontreront des difficultés dans leur prise de décision en matière de gestion financière.

Coûts supplémentaires

Si les erreurs de rapprochement sont fréquentes, il sera nécessaire d’investir dans des ressources supplémentaires afin de les corriger. Dans le cas contraire, la situation deviendra de plus en plus inquiétante.