Définition de l’EDI

L’EDI ou échange de données informatisé est un système informatique qui favorise les échanges d’informations commerciales par voie électronique. Ce système permet notamment d’automatiser certaines tâches commerciales et donc de gagner du temps. L’EDI remplaçant les échanges physiques de documents commerciaux en échanges électroniques, il permet de faire des économies et améliore la vitesse de traitement des documents. Il réduit aussi les erreurs de traitement et améliore les relations entre les partenaires commerciaux.

En général, on peut retrouver deux types de transmission EDI :

• La connexion point à point ou directe ; ce type de transmission consiste à connecter via internet deux ordinateurs ou deux systèmes sans intermédiaire
• Le réseau à valeur ajoutée ; ce système quant à lui permet à un réseau tiers de gérer la transmission des données à l’aide d’un système de messagerie par exemple.

Instaurer l’EDI

La mise en œuvre de l’EDI est un levier fondamental dans la digitalisation des métiers de l’entreprise. En supprimant les saisies inutiles et redondantes, l’objectif est d’accélérer et de sécuriser le cycle des échanges commerciaux et réduire leurs coûts.

Opter pour l’échange de données informatisé (EDI) dans l’entreprise est un projet d’envergure qui peut être assez complexe. Il est recommandé de faire appel à un Comité de pilotage. Il sera chargé de manager le projet EDI du côté technique et d’anticiper les changements d’organisation interne du travail des services.

La mise en place de l’EDI dans l’entreprise ?

Instaurer l’échange de données informatisé (EDI) dans l’entreprise se fait sous deux axes :

• L’axe technique ; L’EDI étant un projet informatique, la mise en place du système demande une bonne logistique et de l’organisation.
• L’axe organisationnel, celui-ci consiste à instaurer une bonne communication interne et externe pour faire adhérer les collaborateurs à ce nouveau projet pour le bon fonctionnement de l’EDI au sein de l’entreprise.

EDI : Axe technique

L’axe technique de l’EDI se découpe en plusieurs étapes fondamentales pour optimiser le déroulé du projet.

La première étape consiste à analyser les besoins et à identifier les flux EDI à mettre en place ainsi que leurs volumétries (par exemple pour les commandes, les livraisons ou encore les factures).

Dans la deuxième étape, il faut choisir les clients et les fournisseurs avec qui l’entreprise veut échanger via le système EDI. Cette étape va aider à distinguer la solution EDI la plus adaptée aux besoins de l’entreprise et le réseau EDI le plus pertinent ainsi que le fournisseur d’accès EDI VAN.

La troisième étape quant à elle consiste à intégrer les logiciels existants de l’entreprise dans le système EDI.

L’avant-dernière étape est l’organisation des données ou mapping des données. Cette étape est la plus sensible de la mise en route du système EDI. Elle consiste à préparer les données de l’entreprise pour pouvoir ensuite les transférer dans le système EDI. Lors de cette étape, l’entreprise doit synchroniser les dictionnaires de données entre partenaires afin que les codes produits utilisés par le client et le fournisseur soient identiques. Toutes les informations nécessaires doivent être codifiées aux normes spécifiques du système de l’EDI. Ces opérations peuvent être critiques car si les données rentrées sont erronées, non enregistrées ou mal formatées, les messages envoyés ou reçus seront rejetés.

La quatrième et dernière étape consiste à tester les transmissions et les réceptions de messages de toutes les tâches que le système EDI peut faire. Une fois la vérification faite, le système EDI peut être lancé.

Attention ; Il ne faut pas oublier d’analyser les performances de l’entreprise avant l’installation de l’EDI, pour pouvoir comparer son niveau de performance après l’installation de l’EDI.

EDI : Axe organisationnel

La mise en place d’un système EDI est avant tout un projet de digitalisation. Il réorganise toutes les structures de l’entreprise. Il convient de faire une étude sur l’impact qu’elle peut avoir et être accompagné tout le long du processus.

Les changements ont tout d’abord lieu au niveau de la réalisation de tâches. En effet, certaines tâches de saisie vont être supprimées ainsi que les documents papiers. Les contrôles se feront automatiquement et les échanges se feront en temps réel. Il convient d’organiser des réunions auprès des collaborateurs et prévoir des formations pour permettre aux salariés de s’approprier ce nouvel outil.

D’autre part, l’installation du système EDI entraîne des évolutions avec les partenaires commerciaux. Pour optimiser l’utilisation de cet outil il faut essayer de convaincre le maximum de clients et fournisseurs concernés par les flux EDI à adhérer au réseau EDI de l’entreprise. Il faudra donc être en mesure de prouver la fiabilité du système EDI et que l’outil est opérationnel.

Quels sont les avantages de l’EDI ?

• L’EDI permet de diminuer les coûts et la production de CO2 ainsi que de gagner du temps grâce à l’automatisation de tâches par voie électronique. L’EDI peut automatiser l’envoi de certains documents papier tels que les bons de commande ou encore les factures.
• La méthode EDI améliore l’efficacité et la productivité de l’entreprise qui l’emploie car elle permet de traiter un plus grand nombre de documents commerciaux, plus rapidement et avec une grande précision.
• L’échange de données informatisé (EDI) réduit les erreurs. En effet, le système utilise une normalisation rigide qui assure que les informations et les données transmises sont correctement formatées avant d’entrer dans le système.
• Le logiciel EDI améliore la traçabilité et la génération de rapports. Les documents électroniques peuvent être intégrés au système informatique qui prend en charge la collecte et l’analyse de données.
• L’échange de données informatisé (EDI) favorise une bonne expérience client en garantissant une rapidité et une fiabilité des transactions et des envois des produits et services proposés par l’entreprise.

L’EDI permet donc un avantage stratégique. En effet, l’entreprise peut avoir une visibilité en temps réel des transactions. Cela lui permet de réagir et de prendre des décisions plus rapidement. Par ailleurs l’EDI favorise la pénétration dans les nouveaux marchés et les zones géographiques car il offre un langage commercial commun et simplifie les échanges avec les partenaires mondiaux.