Qu’est-ce que le document d’expédition ?

Ce document doit obligatoirement être en possession du transporteur lors du transport de marchandises.

Plusieurs documents composent le document d’expédition (les documents varient en fonction du type de transport) :

• La facture commerciale permet de justifier que le produit ait bien été vendu et d’indiquer son prix de vente. Ces informations vont être indispensables pour les déclarations de douane CN22/CN23. Cette dernière à le même objectif que la facture commerciale, aider les autorités à déterminer les droits de douane et taxes applicables en termes de transport international.
• La confirmation de réservation est émise par le transitaire, il informe sur les modalités de transport et contient les références de réservation.
• Le reçu pour la réception du fret est un document qui atteste que la cargaison a bien été reçue, l’expéditeur reçoit quant à lui une facture de l’expéditeur.
• Le connaissement ou bon de chargement confirme la réception des marchandises expédiées par navires ou avions.
• La facture proforma est une facture qui a la forme d’une facture commerciale mais elle n’a ni valeur légale, ni valeur comptable. Elle est nécessaire pour certaines opérations d’import export ou la vente de marchandises particulières.
• Le certificat d’origine, comme son nom l’indique ce document douanier, permet de certifier l’origine d’une marchandise en particulier son pays de fabrication.
• Les étiquettes d’expéditions et récépissés précisent les informations essentielles sur la livraison. C’est le document de livraison qui favorise son arrivée à destination, il doit être collé sur le colis. On y retrouve en général les informations telles que les adresses de livraison, les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, le numéro de suivi, le nombre de colis, le contenu et le poids.

Ces documents sont à conserver par l’expéditeur et le transporteur pour une durée minimale de deux ans.

Les autres documents essentiels mais optionnels

• La libération de télex : Une libération de télex est une confirmation donnée par le transporteur au port d’origine au port de destination, qui permet de libérer la cargaison sans soumettre une copie papier du connaissement original. Cela se faisait par télex, d’où le nom. Aujourd’hui, cela se fait généralement par courrier électronique, mais il est parfois également possible de simplement mettre à jour la confirmation dans le système interne de la compagnie maritime.
• Le connaissement principal :Il est remis par l’entreprise de transports (propriétaire du navire ou société d’exploitation du navire) aux transitaires ou transporteurs non exploitants du navire. Il n’est pas nécessaire pour l’expéditeur ou le destinataire de l’expédition de conteneurs, car ils se réfèrent au connaissement qui se rapporte directement à leur expédition.
• La lettre de transport maritime : Une lettre de transport maritime est presque semblable au connaissement, cependant elle n’exige pas d’être remise au transitaire avant que la marchandise puisse être remise au destinataire. Ce document permet de simplifier le processus. Le destinataire devra simplement prouver son identité pour prendre livraison de la marchandise.
• Le certificat d’assurance :Les compagnies maritimes et les transitaires ont une responsabilité limitée en cas de perte ou d’endommagement des marchandises. Il est donc nécessaire de souscrire à une assurance supplémentaire. Elle peut être offerte par un transitaire ou par un agent d’assurance. Il indique qu’il s’agit d’une assurance de fret, d’un numéro de police d’assurance, de la description et de la valeur du bien assuré et des coordonnées de l’agent d’assurance.