Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation est l’étape de remplacement de documents physiques (documents papiers) par des versions électroniques de ces mêmes documents. Cela peut inclure des processus comme la numérisation des documents, la saisie manuelle de données, l’utilisation de formulaires en ligne, la signature électronique, et d’autres méthodes pour créer et stocker des documents numériques.

La dématérialisation est utilisée dans de nombreux domaines , tels que la finance, la comptabilité, la gestion des documents, l’administration publique, la santé…

Comment dématérialiser un document ?

La numérisation

La numérisation est une méthode courante de dématérialisation qui consiste à scanner un document avec un scanner, un téléphone portable ou une tablette en utilisant un logiciel ou une application de numérisation afin de créer une copie numérique du document.

La saisie de données manuelles

La saisie de données manuelles est une technique qui se résume à saisir manuellement des informations contenues dans un document papier dans un système informatique.

L’utilisation de formulaires en ligne

Les formulaires en ligne sont utilisés pour collecter des informations transmises par des utilisateurs. Ils peuvent compléter les formulaires en ligne et soumettre les informations directement dans un système informatique.

L’importation de fichiers

Il est tout à fait possible de dématérialiser un document avec l’importation de fichiers dans un système informatique ou un logiciel de gestion de documents. À noter que pour que les documents dématérialisés soient considérés comme valides et opposables aux documents en format papier, ils se doivent de respecter certaines normes en matière de qualité et de sécurité : ces normes sont par ailleurs établies par la loi.

Les avantages de la dématérialisation

Gain de temps

La dématérialisation des documents permet de rendre le processus de traitement de documents plus rapide et plus efficace. Les documents numériques sont facilement stockés, partagés et traités. De plus, ces étapes sont réalisées bien plus rapidement que pour les documents papier, ce qui réduit considérablement les délais de traitement et d’exécution des tâches.

Faire des économies

La dématérialisation permet de réaliser des économies, notamment sur les coûts liés à l’impression, au prix du papier et au stockage des documents papier.

Assurer une meilleure accessibilité

Les documents dématérialisés sont plus facilement accessibles car ils peuvent être consultés à tout moment, dans n’importe quel lieu et sur un large éventail d’appareils bénéficiant d’une connexion à internet. Cela facilite également la collaboration entre les différents employés d’une même entreprise.

La sécurité

La dématérialisation assure un stockage numérique des documents, plus sécurisé qu’un stockage physique où les risques de perte, de vol ou de dommages sont multipliés. Les accès à ces documents sont plus difficiles : en effet, l’accès aux documents peut être restreint selon le statut des personnes. De plus, l’accès à certains documents requiert la saisie d’un ou de plusieurs mots de passe.

La traçabilité

La traçabilité des documents dématérialisés permet une recherche et une consultation rapide et précise. En revanche, concernant les documents papier, la tâche est plus complexe car il n’est pas toujours aisé de trouver le document souhaité notamment en raison de la taille de la pièce de stockage et le bon endroit où se situe le document.

L’environnement

La dématérialisation permet de réduire considérablement l’utilisation du papier, réduisant ainsi les émissions de gaz à effet de serre liées à la conception du papier.

La réglementation

La dématérialisation favorise le respect de certaines normes et restrictions liées à l’archivage et à la conservation des documents telles que la norme Chorus Pro.

La norme Chorus Pro est une norme française qui concerne la dématérialisation des factures et des documents administratifs. Elle a été mise en place pour standardiser les échanges de factures et de documents administratifs entre les entreprises et l’Administration publique.

Elle est basée sur l’utilisation d’un format de facture électronique normalisé permettant de regrouper les données de facturation et les données administratives au sein d’un même fichier.

Les risques liés à la dématérialisation

La sécurité des données et la vulnérabilité aux virus

Les données stockées peuvent être vulnérables aux piratages informatiques. De plus, les ordinateurs et autres appareils connectés sont ciblés par des virus et des logiciels malveillants, qui pourraient potentiellement causer de lourds dégâts aux données et aux systèmes d’une entreprise.

La perte de données

Les documents dématérialisés peuvent être perdus très rapidement selon plusieurs cas de figure : en effet, une panne d’un appareil, une suppression accidentelle ou une attaque informatique pourraient entraîner une perte irréversible de ces documents. Pour éviter ces problèmes, les entreprises et, ou les personnes doivent réaliser des sauvegardes régulières de l’ensemble des fichiers dématérialisés.

La dépendance face aux technologies

Certaines entreprises sont moins équipées que d’autres en matière de technologie. Cela peut rendre difficile certaines tâches y compris la dématérialisation. Cela peut poser des problèmes, notamment dans le respect de certaines normes et dans l’échange de documents avec d’autres entreprises comme des factures par exemple