Qu’est-ce que l’archivage de la comptabilité ?

L’archivage de la comptabilité consiste à conserver de manière organisée et accessible les documents comptables et financiers d’une entreprise. Cela permet ainsi de conserver une trace de l’historique financier de l’entreprise et de disposer des documents nécessaires à la bonne justification des transactions comptables. L’archivage de la comptabilité peut être effectué de manière physique, en conservant les documents dans des classeurs ou des boîtes de rangement par exemple, ou de manière dématérialisée, en stockant les documents nécessaires sur un support informatique.

Qui s’occupe de l’archivage de la comptabilité ?

L’archivage de la comptabilité est généralement assuré par le service comptable de l’entreprise : celui-ci est responsable de la tenue et de la gestion des livres comptables et de la documentation associée. Cela peut inclure la réception, le tri et le classement des documents comptables ainsi que la mise en place de diverses procédures de gestion de l’information et de systèmes de stockage adaptés.
En fonction de la taille de l’entreprise et de la complexité de ses activités, le service comptable peut être composé d’un ou plusieurs comptables, qui peuvent être appuyés par des assistants comptables ou encore des stagiaires. Au sein des grandes entreprises, il est habituel que l’archivage de la comptabilité soit confié à une équipe dédiée ou à une entreprise spécialisée dans ce domaine.
Il convient de noter que l’archivage de la comptabilité doit être réalisé de manière rigoureuse et ordonnée, afin de garantir la fiabilité et la bonne intégrité des données comptables de l’entreprise. Il est donc recommandé de confier cette mission à des professionnels qualifiés et compétents, qui seront en mesure de mettre en place des processus adéquats et des outils adaptés à la nature et aux besoins de l’entreprise.

À quel moment réaliser l’archivage de la comptabilité ?

En général, il est vivement conseillé de procéder à l’archivage de la comptabilité chaque année, une fois que l’ensemble des documents comptables et financiers ont été rassemblés et que les comptes annuels ont été finalisés. Cela permet ainsi de conserver les documents de manière plus organisée et plus accessible si besoin.
Le respect des délais légaux pour l’archivage de la comptabilité est très important. Les délais légaux varient selon le type d’entreprise et le pays où l’entreprise est enregistrée. Globalement, les documents comptables doivent être conservés sur une période supérieure à dix ans. Cependant, il peut y avoir des variations selon les lois et des réglementations en vigueur dans chaque pays.

Les étapes de l’archivage de la comptabilité

Rassembler les documents

Tout d’abord, il est nécessaire de rassembler l’ensemble des documents comptables de l’année écoulée, tels que les factures, les reçus, les bons de commande, les relevés bancaires…

Trier les documents

Ensuite, il est important de trier ces documents et de les classer. Par exemple, les documents peuvent être classés par mois ou par type de document. Le méthode de tri est sélectionnée en fonction de l’entreprise. De plus, il est conseillé de numéroter chaque document afin de permettre de retrouver chaque document plus facilement. Une fois les documents classés et numérotés, il faut les regrouper par ordre chronologique et par année : généralement, une année correspond à un classeur.

Copier les documents

Lorsque les documents sont triés, classés, numérotés et rangés, la pratique courante est de réaliser une copie de sauvegarde de l’ensemble des documents comptables et de les stocker dans un endroit sécurisé, au cas où les documents originaux seraient égarés ou détériorés.

Les types d’archivage de la comptabilité

L’archivage physique

L’archivage physique consiste à conserver les documents comptables sous forme papier dans des classeurs et, ou des boîtes de rangement. Cela peut être utile si l’entreprise exprime le besoin de consulter régulièrement Ces documents ou si l’accès à un ordinateur ou à un réseau informatique est limité.

L’archivage numérique

L’archivage numérique repose sur la numérisation des documents comptables et le stockage de ces documents sur un disque dur externe ou dans le cloud. Cela permet de disposer des documents comptables de manière rapide et accessible. Cependant, il demeure impératif de mettre en place un système de sauvegarde afin d’éviter tout risque de perte de données.

L’archivage externalisé

L’archivage externalisé se caractérise par l’intervention d’une entreprise spécialisée dans l’archivage des documents comptables d’une entreprise. C’est une solution envisageable pour les entreprises qui ne disposent pas suffisamment d’espace de stockage pour les documents et, ou pour les entreprises qui n’ont pas à disposition les ressources nécessaires pour mener à bien l’archivage des documents comptables.